Fotobuch im Team: Gar nicht so einfach

Ob das Buch aller Kinder zum 70. Geburtstag der Mutter oder das gemeinsame Album aller Freunde zur Hochzeit: Nicht selten sollen mehrere Personen zu einem Fotobuch beitragen – etwa indem sie Bilder liefern, beim Layout Ideen beisteuern oder auf Fehler gegenlesen. Ist es möglich, sich zu treffen und gemeinsam an einem Computer zu arbeiten, fällt das nicht schwer. Wenn die Familie oder der Freundeskreis aber zu weit entfernt wohnen und man einem Einzelnen nicht die Verantwortung überlassen möchte, hat man es bei den meisten Fotobuchanbietern hierzulande gar nicht so leicht, wenn man als Team ein Fotobuch gestalten möchte. Die wenigsten Druckdienstleister unterstützen nämlich eine gemeinsame Erstellung mit speziellen Funktionen wie etwa der Freigabe des Projektes für andere. Aber mit ein bisschen Kreativität kann man sich helfen: Am besten überlegt man sich zunächst, wie sich die anderen am Projekt beteiligen: Sollen sie nur Fotos hochladen oder auch bei der Gestaltung oder Schlusskorrektur mitwirken?

Fotobuch Teilen, Internet Import
Wenn nur Bilder von mehreren verwendet werden sollen, ist es am einfachsten. Mittlerweile bieten nämlich zahlreiche Fotobuch-Dienstleister in ihrer Software die Möglichkeit, Aufnahmen nicht nur vom eigenen Computer zu nutzen, sondern auch von Internet-Bilderdiensten wie etwa Picasa oder Flickr zu importieren. Dort können alle Beitragenden kostenlos ein Nutzerkonto erstellen und die Bilder für den Fotobuchersteller hochladen. Für die Buchgestaltung kann man sie dann bequem direkt in der Software herunterladen (siehe Abbildung).

Fotobuch Teilen, Vorschau
Geht es nur um eine Vorschau des Buches vor der Bestellung, besteht bei einigen Druckdienstleistern die Möglichkeit, das Buch auch ohne Bestellung hochzuladen und die Vorschau des Werkes (siehe Abbildung für ein Beispiel) vorab als Link zu versenden.

Diese Vorabversion ist dann zwar in der Regel nur begrenzte Zeit (z.B. 30 Tage) verfügbar, aber das reicht zur Layoutabstimmung in der Regel aus.

Sollen jedoch mehrere auch beim Layout des Fotobuches mitwirken, reichen diese beiden Methoden nicht aus. Dann benötigt man eine andere Strategie: Am bequemsten ist es, von vorneherein für die Bucherstellung einen Anbieter mit Online-Gestaltungsmöglichkeit zu wählen. Dort werden die Buchlayouts nämlich in der Regel sowieso beim Anbieter gespeichert und können dann von anderen einfach aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt über einen Account. Am besten legt man sich einen eigenen Gemeinschaftsaccount speziell für das Projekt an – idealerweise sogar unter einer gemeinsamen E-Mailadresse wie „mamas-fotobuch@gmx.de“ (die an alle Teammitglieder weitergeleitet wird). Dann sollte man sich noch absprechen, wer welche Aufgaben übernimmt und nicht gleichzeitig am Fotobuch arbeiten, denn sonst kann es beim Speichern zu Problemen kommen. Möchte man doch einmal gleichzeitig draufschauen, können Dienste wie Teamviewer helfen. Sie ermöglichen das Teilen des eigenen Bildschirms mit anderen und sind für die Privatnutzung kostenlos nutzbar.

Fotobuch Teilen, Dateistruktur
Ist man auf einen Anbieter festgelegt, der nur eine Software anbietet, die heruntergeladen werden muss, wird das Teilen etwas schwieriger, aber ist trotzdem möglich. Man muss dazu zunächst das Fotobuch-Layout speichern und dann zum anderen weiterleiten. Wichtig ist zu wissen, dass ein Fotobuch bei vielen Anbietern nicht aus einer einzigen Projektdatei besteht, sondern oft aus einer Layout-Datei und den zugehörigen Fotos (siehe Abbildung).

Man muss alle Dateien zum anderen senden, damit derjenige mit der Buchgestaltung etwas anfangen kann. Bei anderen Anbietern wiederum muss die Buchdatei exportiert werden und kann dann einfach weitergegeben werden. (Lesen Sie dazu weitere Detail-Tipps in unserem Beitrag „Ein Backup vom Fotobuch: So gelingt es sicher“.)

Hat das Speichern funktioniert, muss man die Datei nur noch an den oder die anderen weitergeben. Da die Buchprojekt-Dateien leicht mehrere hundert Megabyte groß sein können, ist eine E-Mail dafür nicht sinnvoll. Wer keinen USB-Stick oder CD/DVD versenden möchte, kann auch Web-Speicherdienste wie WeTransfer nutzen. Diese stellen kostenlos bis zu einer gewissen Dateigröße temporären Speicherplatz für große Dateien zur Verfügung. Alternativ bieten sich Dienste wie Dropbox an, wo der Speicherplatz gleich dauerhaft bereitsteht. Allerdings liegen die eigenen persönlichen Daten dann im Netz und bei einem – unter Umständen ausländischen – Anbieter.

Fotobuch sicher speichern – so gelingt es

Ein Fotobuchlayout zu speichern – sei es für ein Backup oder zur Weitergabe an andere – scheint trivial. Schließlich bieten die meisten Fotobuch-Programme eine entsprechende Funktion. Probiert man es dann aber aus, zeigen sich oft unerwartete Hürden. Dies beginnt damit, dass bei weitem nicht bei allen Anbietern ein flexibler Speicherort wie die eigene Backup-Festplatte auswählbar ist. Bei anderen wiederum stellt man beim erneuten Aufrufen der Layoutdatei fest, dass die Fotos nicht mitgespeichert wurden – und muss sie mühsam erneut einfügen.

Hintergrund: Bestandteile des Buchprojektes

Fotobuch Speichern, Dateistruktur
Damit solche Probleme nicht auftreten, hilft es, hinter die Kulissen zu schauen: Bei vielen Anbietern besteht ein Fotobuch-Projekt aus einer Layout-Datei und den zugehörigen Fotos. Bei den wenigsten Programmen wird alles in einer einzigen großen Datei abgelegt, sondern oft jeweils einzeln wie in der Abbildung zu sehen.

Die Layoutdatei (im Screenshot markiert und mit der Endung .pbf) enthält oft nur Verweise zu den Bildern. Vereinfacht ausgedrückt sieht das in etwa so aus „Linke Seite formatfüllend C:Users/IHRNAME/Bilder/bild1.jpg“. Man erkennt dies auch einfach schon an ihrer Größe, die typischerweise noch im KB-Bereich oder unter 10 MB liegt. Speichert man nur diese Layoutdatei wird jemand anderes (und man selbst bei einem Backup) nur wenig damit anfangen können, weil die Bilder fehlen. Man sollte in solchen Fällen die Aufnahmen also immer mit dem Fotobuch abspeichern und weitergeben. Allerdings funktioniert auch dann das Teilen nicht immer zuverlässig, da einige Fotobuchprogramme feste Pfade zu den Bildern notiert haben und diese dann in einer anderen Ordnerstruktur nicht mehr finden. Lagen die Fotos auf dem eigenen Computer zum Beispiel noch unter C: Users/IHRNAME/Bilder/bild1.jpg, wird es bei einer Freundin bestenfalls C: Users/NAMENDERFREUNDIN/Bilder/bild1.jpg sein. Notfalls muss man die Bilder dann neu ins Buchlayout hineinziehen.

Um solche Probleme zu vermeiden, legen einige Fotobuchprogramme die Buchprojekte gleich in einer Gesamtdatei ab. Man erkennt sie einfach daran, dass sie meist eine Größe von über 50 MB hat. Bei anderen kann man über eine spezielle Export/Import-Funktion ebenfalls das Zusammenpacken in eine Datei erreichen. Das macht das Teilen deutlich leichter.

Ablageorte: Flexibel oder fix?

Womit wir bei der Frage angekommen sind, wo ein Fotobuch-Programm die Projektdateien überhaupt ablegt? Bei vielen hat man zum Glück die Wahl und kann einen beliebigen Speicherort bestimmen. Damit kann ein Buch leicht auch auf einer Backup-Festplatte abgelegt werden.

Fotobuch Speichern, Dateistruktur mac
Bei einigen ist jedoch der Speicherort fest vorgegeben – manchmal im Nutzerverzeichnis, manchmal sogar tief im Systemverzeichnis versteckt (siehe Abbildung). Besonders schwierig ist das für Mac-Nutzer da die Library nur über den Finder und das Menü „Gehe zu“ mit gedrückter ALT-Taste zu erreichen ist.

Möchte man sein Buchprojekt sichern oder mit jemand anderem teilen, muss man den Speicherort beim Support des jeweiligen Herstellers erfragen. Übrigens lohnt es sich, beim Speichern genauer hinzuschauen: Bei manchen Programmen ist ein kleiner Link im Speicherdialog versteckt, über den sich dann doch ein individueller Ort festlegen lässt.

Fotobuch selbstgemacht 08 / 2014

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